Tietosuojaseloste
Evästeasetukset
BIILA:N TIETOSUOJAPOLITIIKKA
Otamme henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn vakavasti. Alla voit tutustua kuinka käsittelemme henkilötietoja omassa kaupallisessa toiminnassamme rekisterinpitäjinä ja asiakkaiden puolesta toimiessamme henkilötietojen käsittelijänä. Jos sinulla on kysyttävää tietosuoja-asioista, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme tuki@biila.io.
TIETOSUOJASELOSTE
Biila Solutions Oy:n kaupallisen toiminnan rekisteri
1 REKISTERINPITÄJÄ JA REKISTERI
Rekisterinpitäjä:
Biila Solutions Oy (“rekisterinpitäjä”), Karhumäenkuja 2, 01530 Vantaa (Y-tunnus 2205993-5)
Rekisteri:
Biila Solutions Oy:n kaupallisen toiminnan rekisteri (”rekisteri”)
2 REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA YHTEYSHENKILÖ
Yhteyshenkilö on Aapeli Kallunki, toimitusjohtaja, 0404147403 / etunimi.sukunimi@biila.io
Voit ottaa yhteyttä myös sähköpostilla tuki@biila.io
3 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE
Rekisteriä käytetään rekisterinpitäjän liiketoiminnan toteuttamista, ylläpitoa ja kehittämistä sekä asiakas ja yhteistyösuhteiden hoitamista varten. Edellä mainittuun sisältyy tuotteiden ja palvelujen myynti sekä olemassa oleville että potentiaalisille asiakkaille, asiakasviestinnän ja kumppanuuksien hoito sekä tapahtumien ja tilaisuuksien markkinointi. Verkkosivuilla vierailevien tietoja käsitellään suostumuksen perusteella markkinointitarkoituksiin silloin, kun vierailija on hyväksynyt evästeiden käytön ja muun teknisen seurannan.
Lisäksi rekisteriä käytetään yrityksen työntekijöiden, toimeksisaajien ja rekisterinpitäjän sopimusten ylläpitoon ja toteuttamiseen, asiakkaiden palvelusopimusten toimittamiseen ja ylläpitoon sekä palvelusopimuksiin liittyvän laskutuksen perustana.
4 REKISTERIIN TALLENNETUT TIEDOT
Asiakkuuden tai toimeksiantosuhteen perusteella syntyvät tiedot kuten asiakkaan nimi ja yhteystiedot, auton rekisteritunnus, asiakkaan ja/tai toimeksisaajan yhteyshenkilön nimi ja asema yrityksessä sekä hänen yhteystietonsa kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Asiakkaan käyttämästä maksutavasta riippuen, järjestelmään kirjataan maksutietoja. Rekisteriin kirjataan myös asiakkaan hankkimat tuotteet ja palvelut.
Potentiaalisista asiakkaista kirjataan yrityksen perustiedot sekä yrityksen päättäjien ja avainhenkilöiden nimet ja yhteystiedot. Mikäli asiakkaan kanssa on käyty myyntineuvotteluja, rekisteriin kirjataan neuvottelujen osapuolten nimet ja neuvottelun kohde sekä tulos.
Lisäksi rekisteriin tallennetaan seuraavia käyttäjätietoja, käytettäessä Biila Go palvelua:
Toimeksiantosuhteessa olevat Pro -kuljettajat:
– Henkilötunnus (toimeksisaajan yksilöintiä varten), kotiosoite, ajokortin luokka, voimassaolo ja myöntämismaa. Rekisteröityessään palveluun Pro -kuljettajalta pyydetään myös kuva ajokortista, joka tallennetaan väliaikaisesti rekisteriin. Tallennettava henkilötunnus salataan.
Pro- kuljettajalta voidaan pyytää toimeksiantosuhteen aikana päivitys ajantasaisesta ajokorttiotteesta. Tämän tarkoituksena on todentaa henkilön ajo-oikeus hänen toteuttaessaan toimeksiantoja. Ajokorttiotetta ei tallenneta. Ajokorttiotteesta luetaan koneellisesti ja siitä tallennetaan otteen luontipäivämäärä, ajokortin voimassaolo, ajokorttiluokat, ajokortin myöntämispäivämäärä sekä henkilötunnuksen etuosa.
Lisäksi Pro -kuljettajalta rekisteriin tallennetaan profiilikuva.
Analytiikkatiedot, joita keräämme automaattisesti, kun vierailet sivuilla; IP-osoite, päätelaitteen ja selaimen tiedot.
Yrityksemme työntekijöiden osalta tallennetaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot- ja osoitetiedot, työsopimuksiin liittyvät tiedot, palkkatiedot sekä muut työsuhteeseen liittyvät välttämättömät tiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tietoja päivitetään säännöllisesti asiakas, toimeksianto ja/tai työsuhteen aikana muun muassa rekisteröidyltä itseltään saaduilla tiedoilla ja päivityksillä mm. verkkolomakkeilla, chat-palvelun kautta, tekstiviestitse, puhelimitse, sähköpostitse, sosiaalisen median kautta (mm. Whatsapp, Instagram, Linkedin, Facebook), sopimuksista, tapaamissa ja muissa tilanteissa joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan.
Henkilötietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten Traficom ylläpitämästä ajoneuvoliikennerekisteristä, luottotietorekisteristä ja kolmansilta palveluntarjoajilta.
Potentiaalisten asiakkaiden tiedot tallennetaan rekisterinpitäjän julkisten internetsivujen kautta saapuneista yhteydenottolomakkeista, chat-keskusteluista, tietopalveluiden tarjoajilta saaduista tiedoista ja muuta kautta myyjille tulleista yhteydenottopyynnöistä. Sopimukset tallennetaan sopimustenhallintajärjestelmään.
Verkkosivuilla kävijöiden tiedot kerätään automaattisesti teknisellä seurannalla.
Säilytysaika
Asiakkuudenhallinnan yritystiedot säilytetään niin kauan kun asiakkuussuhde jatkuu tai asiakas on rekisterinpitäjälle potentiaalinen asiakas. Mikäli yrityksissä tai yrityksen avainhenkilöissä tapahtuu muutoksia, ne päivitetään joko suoraan rekisterinpitäjälle tulleista päivityspyynnöistä tai päivityspalveluyrityksiltä saatujen tietojen kautta. Jos potentiaalinen yritysasiakas on lopettanut toimintansa, sen kaikki tiedot poistetaan heti kun asiasta on saatu tieto.
Toimeksianto- tai työsuhteen tietoja käsitellään työsuhde- tai toimeksiantosuhteeseen liittyvien tarpeiden ajan.
5 HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN
Henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän toimesta edelleen tai käyttää muuhun tarkoitukseen kuin mitä kohdassa 3 on mainittu vain valittujen yhteistyökumppanien kanssa, jotka ovat sitoutuneet tietosuojalainsäädännön noudattamiseen.
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa yhteystiedot yhteistyökumppaneilleen esimerkiksi tietyn markkinointiviestin toimittamiseksi sähköisessä tai paperisessa muodossa. Tällöin kuitenkin sopimuksilla huolehditaan siitä, että kyseinen yhteistyökumppani ei voi käyttää saamiaan tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen.
6 HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET
Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.
Alihankkijat
Tilitoimisto- ja tilintarkastajat
Autojen siirtoajoihin liittyvät toimeksisaajat (kuten Pro- kuljettajat Biila Go -palvelussa)
Toimittajan pilvipalvelumpäristön tuottaa Amazon Web Services: https://aws.amazon.com/local/nordics/
Asiakkuuksienhallintasovelluksen toimittaja on Pipedrive OÜ, https://www.pipedrive.com/en/privacy
Sopimustenhallintasovelluksen toimittaja on Click2Contract Oy,https://www.click2contract.com/privacy-policy/
Maksupalveluissa käytetään suomalaisen Paytrail Oyj:n palvelua https://www.paytrail.com/tietosuojaselosteet
Viestinnässä käytetään LeadDesk Oyj:n puhelinjärjestelmää: https://leaddesk.com/terms-of-service/
Kuljettaja- ja asiakasviestinnässä käytetään Link Mobility Finland Oy:n järjestelmää:: https://linkmobility.fi/privacy/
sekä Amazon Web Service järjestelmää: https://aws.amazon.com/local/nordics/
7 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaan rekisteri sisältää henkilötietoja, jotka muodostavat henkilörekisterin. Tähän liittyen rekisteröidyillä henkilöllä on tietojaan koskevia säädettyjä ja lakiin kirjattuja oikeuksia.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus), vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän tietosuojavastaavaan halutessaan käyttää laillisia oikeuksiaan. Sama koskee rekisterinpitäjän henkilökuntaa ja mahdollisia yhteistyökumppaneita.
Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut sovellettavaa tietosuojasääntelyä.
8 YHTEYDENOTOT
Kaikissa tätä selostetta koskevissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä epäselvissä kysymyksissä rekisterinpitäjään tämän selosteen kohdan 2 mukaisesti. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää asiasta lisätietoja tai pyytää yhteydenottajaa täsmentämään pyyntöään kirjallisesti.
Päivitetty, 02/2023
SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA
Biila Solutions Oy henkilötietojen käsittelijänä
1 TIETOJEN KÄSITTELIJÄ JA REKISTERINPITÄJÄ
Toimittaja /” Tietojen käsittelijä”
Biila Solutions Oy, Karhumäenkuja 2, Vantaa (Y-tunnus 2205993-5) Tässä selosteessa mainittu Toimittaja on sopimusosapuoli, joka on sitoutunut toimittamaan Asiakkaalle sopimuksenmukaiset autoihin liittyvät palvelut. Toimittaja toimii Tietojen käsittelijänä Asiakkaan lukuun.
Asiakas / ”Rekisterinpitäjä”
Tässä selosteessa mainittu Asiakas on sopimusosapuoli, joka on solminut Toimittajan kanssa palveluiden käyttämisestä. Asiakas toimii omien henkilötietojensa osalta (Asiakkaan henkilötiedot) rekisterinpitäjänä.
2 YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Tätä henkilörekisteriä koskevissa asioissa ota yhteys oman yrityksesi tietosuojavastaavaan ja/tai muuhun vastuuhenkilöön. Asiakas on informoi tietosuojakäytännöistään omaa henkilökuntaansa ja omia asiakkaitaan omien käytäntöjensä mukaisesti. Toimittajan tietosuoja-asioiden yhteyshenkilön yhteystiedot saat toimittajan asiakaspalvelusta.
3 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE
Henkilörekisteri on perustettu Toimittajan ja Asiakkaan välisen palvelusopimuksen toimeenpanemiseksi.
Toimittaja ei käsittele Asiakkaan henkilötietoja missään muussa tarkoituksessa kuin mitä sopimuksessa on sovittu ja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen asiakassopimuksen täyttämiseksi, ellei osapuolet ovat asiasta toisin sopineet. Selvyyden vuoksi todetaan, että palvelusopimuksen tarkoituksen toteuttamiseksi on välttämätöntä, että Toimittaja jakaa henkilötietoja palvelun toteuttamiseen osallistuvien yhteistyökumppanien kanssa. Lisäksi Toimittajalla voi olla omassa henkilörekisterissään osittain tai kokonaan samoja henkilöitä koskevia tietoja, koska Toimittajan palveluita voi hankkia myös yksityishenkilönä.
4 REKISTERIIN TALLENNETUT TIEDOT
Rekisteröityjen ryhmät (nimi, auton rekisteritunnus, puhelinnumero, osoitetiedot)
Asiakas toimittaa Toimittajalle autojen haltijoiden tai omistajien henkilötietoja. Henkilötietoja ovat auton rekisteritunnus, nimi- ja osoitetiedot sekä mahdollisesti sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Autojen haltijat tai omistajat ovat joko Asiakkaan henkilöstöä tai asiakkaita.
Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan henkilötiedot saadaan Asiakkaalta.
Säilytysaika
Tiedot säilytetään palvelusopimuksen voimassaoloajan ja enintään yhden vuoden sen päättymisen jälkeen. Tiedot poistetaan pyydettäessä kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa esitetystä poistopyynnöstä.
5 HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN
Henkilötietoja ei luovuteta Toimittajan toimesta edelleen tai käytetä muuhun tarkoitukseen kuin Asiakkaan toimitussopimuksen täyttämiseksi, ellei asiasta ole osapuolten kesken erikseen sovittu.
6 HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET
Asiakkaan henkilötietoja käsittelee ainoastaan Toimittajan henkilökunta tai vakituiset alihankkijat, jotka vastaavat Asiakkaan palvelusopimusten täyttämisestä tai ohjelmiston ylläpidosta tai kehittämisestä. Käyttöoikeudet on rajattu työntekijöille tarpeiden mukaan, ja niitä päivitetään muutosten yhteydessä tai ne poistetaan työsuhteen päättyessä. Tietojärjestelmiin tehtäviä muutoksia hallitaan ja asianmukaiset varamenettelyt on varmistettu. Tietojärjestelmissä on turvalliset peruskonfiguraatiot, jotka ovat oletusarvoisesti tietosuojan ja tietoturvallisuuden varmistavia. Haittaohjelmat estetään tai tunnistetaan esim. tietomurtojen estolla ja havaitsemisella, sallittujen sovellusten luettelolla ja verkon suodatuksella. Haavoittuvuuksia seurataan ja toimiin ryhdytään tarpeen mukaan. Ongelmia hallitaan, niistä raportoidaan ja niihin reagoidaan asianmukaisesti. Varmuuskopioita seurataan kattavuuden varmistamiseksi ja palautussuunnitelma on laadittu.
Kaikkia valvontatoimia seurataan ja niiden toiminta todennetaan. Niitä myös parannetaan säännöllisesti.
Alihankkijat
Autojen siirtoajoihin liittyvät toimeksisaajat (kuten Pro- kuljettajat Biila Go -palvelussa)
Toimittajan pilvipalvelumpäristön tuottaa Amazon Web Services: https://aws.amazon.com/local/nordics/
Sähköpostien välityksessä käytetään MailGunin palvelua: https://www.mailgun.com/privacy-policy
Tekstiviestien toimittamisessa käytetään LINK Mobility Finland Oyn palvelua: https://linkmobility.fi/privacy/
Maksupalveluissa käytetään suomalaisen Paytrail Oyj:n palvelua https://www.paytrail.com/tietosuojaselosteet
Asiakasviestinnässä käytetään LeadDesk Oyj:n puhelinjärjestelmää: https://leaddesk.com/terms-of-service/
Kuljettaja -ja asiakasviestinnässä käytetään Link Mobility Finland Oy:n järjestelmää: https://linkmobility.fi/privacy/
7 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaan Asiakkaan ja Toimittajan henkilötiedot muodostavat henkilörekisterin, johon rekisteröidyillä henkilöillä on tietojaan koskevia säädettyjä ja lakiin kirjattuja oikeuksia.
Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus), vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Asiakkaan rekistereihin rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä oman yrityksensä tietosuojavastaavaan halutessaan käyttää laillisia oikeuksiaan. Toimittaja ei suoraan vastaa Asiakkaan rekisteröidyiltä vastaanotettuihin tiedusteluihin tai pyyntöihin, jotka koskevat käyttäjän otsikossa mainittuja oikeuksia.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että Asiakas tai Toimittaja ei ole noudattanut sovellettavaa tietosuojasääntelyä.
8 YHTEYDENOTOT
Kaikissa tätä selostetta koskevissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä epäselvissä kysymyksissä Asiakkaan tulee olla yhteydessä Toimittajan asiakaspalveluun.
Toimittaja voi tarvittaessa pyytää Asiakasta antamaan lisätietoja tai täsmentämään pyyntöään kirjallisesti.
Päivitetty, 08/2022.
